Lorsque l’on décide de s’adresser aux médias, il convient de définir quel sera le bon sujet à relayer aux journalistes, pour espérer que celui-ci soit traité dans la presse, à la radio ou encore à la télévision.

Une fois le bon sujet identifié c’est la façon de présenter les informations qui prime. Faut-il alors rédiger un communiqué de presse, préparer un dossier de presse par nature plus complet ou encore organiser une conférence de presse : vaste question que nous vous proposons d’étudier dans cet article.

Dans quel cas choisir le communiqué de presse et comment le rédiger ?

Le communiqué de presse présente une information de manière complète.
Le titre doit être explicite afin de savoir d’un seul coup d’œil quel sera le sujet. En effet, tout l’enjeu du communiqué de presse est de faciliter le travail du journaliste. Présenter une information de manière objective et concise pour apporter les éléments nécessaires à la préparation d’un sujet.

Le rôle du journaliste sera ensuite de « creuser » le sujet s’il le souhaite, en réalisant une interview complémentaire, une visite d’entreprise, etc.
Le communiqué de presse doit donc être écrit sans effets de style, ni superlatif excessif, de manière très factuelle :

Un titre évocateur du sujet traité
Un chapô résumant le communiqué en quelques phrases
Des intertitres et plusieurs parties en fonction du sujet traité, développant la thématique. En partant du cœur du sujet pour élargir à un contexte plus général
La rédaction d’un communiqué de presse suit la règle de l’entonnoir, pour aller du plus important et essentiel jusqu’au détails et compléments d’informations.

Pourquoi écrire un dossier de presse ?

« J’ai préparé un communiqué de presse afin de relayer une actualité importante aux médias. Mais l’activité de mon entreprise est complexe et spécifique : elle nécessite donc la préparation d’un dossier de presse afin de donner une vue d’ensemble du sujet aux journalistes. ».
Le dossier de presse est quant à lui le bon outil si l’information présentée nécessite d’être contextualisée. Souvent, son utilisation sera couplée à celle d’un communiqué de presse.
Tout comme le communiqué de presse, il ne doit pas utiliser un ton commercial ou même marketing, mais bien informatif.

Attention : une plaquette commerciale ne peut se substituer à un dossier de presse car elle s’adresse aux clients / prospects !
Alors que le dossier de presse, lui, s’adresse aux journalistes et a pour objet d’apporter des éléments complets et exhaustifs de présentation de l’entreprise ou du service concerné.
Une partie dédiée aux tarifs est par exemple très minoritaire dans un dossier de presse, même si elle peut parfois y avoir sa place, contrairement à une plaquette commerciale qui doit vendre.

La conférence de presse : un outil à utiliser avec parcimonie

Organiser une conférence de presse permet d’aller à la rencontre des journalistes et de tisser des liens qualitatifs avec eux. En dehors du contenu délivré durant la partie prise de parole, une grande part de la richesse d’une conférence vient des temps « à côté », plus informels.

Néanmoins, l’organisation d’une conférence de presse doit être justifiée. Par exemple : « Je sais que le sujet que je souhaite présenter nécessite des explications techniques, qu’il me sera difficile de présenter dans un communiqué ou dossier de presse. »
Autre possibilité : « Le sujet que je souhaite présenter est attendu par les médias et suscitera de leur part de nombreuses questions. Ainsi, je décide d’organiser un évènement à leur encontre afin de faire une présentation groupée de mon information et de répondre aux questions de manière collégiale. ».

Lorsqu’on fait le choix d’organiser une conférence de presse, la première question à se poser est la suivante : « L’évènement que je souhaite organiser a-t-il une valeur ajoutée pour les journalistes ? »
En effet, les rédactions sont très sollicitées et doivent impérativement optimiser leur temps passé sur chaque sujet traité.
Une conférence de presse nécessite une organisation préalable importante en termes d’éléments de langage. L’échange étant en direct, il est nécessaire de préparer les points à aborder avec les médias en amont, quelles données leur fournir, etc.
L’interlocuteur représentant l’entité souhaitant communiquer doit maîtriser ces éléments, pour répondre avec aisance aux questions des journalistes présents.

Quels sont les incontournables des informations presse ?

Qu’il s’agisse d’un dossier de presse, d’un communiqué ou d’une invitation presse, ces documents doivent comporter des mentions incontournables pour que les journalistes puissent s’y retrouver :

Typologie du document : « communiqué de presse », « dossier de presse », « invitation presse ».
Date du document : date d’envoi de l’information aux journalistes.
Contact presse : personne à contacter en cas de demande de précisions sur le sujet. Coordonnées de l’agence de relations presse lorsque l’on fait le choix de faire appel à un intervenant externe qui se rendra très disponible dans le suivi des sollicitations de journalistes.
Boiler : présentation de l’entreprise en quelques lignes, utilisée sur l’ensemble des documents à destination des médias.

Au-delà de ces enseignements, faire appel à un professionnel des relations presse est parfois la meilleure solution pour être conseillé au mieux sur la bonne stratégie à adopter.

Pour ce faire, les équipes de la Cerise se tiennent à votre disposition.